Vad ingår i löpande bokföring?

Många företagare använder begreppet löpande bokföring, men menar inte alltid samma sak. För vissa handlar det mest om att verifikationer registreras. För andra ingår också avstämningar, momsunderlag, rapporter och stöd i frågor som dyker upp under månaden.

Det här brukar ingå

I ett vanligt upplägg ingår ofta:

• bokföring av affärshändelser
• hantering av kvitton och fakturaunderlag
• kontoavstämningar
• momsunderlag
• ekonomiska rapporter

Det är ofta just avstämningarna och uppföljningen som avgör hur användbar bokföringen blir.

Bokföring som bara registreras i efterhand räcker sällan

Om bokföringen ligger efter blir det svårare att veta hur företaget faktiskt mår. Då blir rapporterna mindre användbara, momsen kan kännas osäker och frågor får lösas under tidspress i stället för i rätt ordning.

När bokföringen fungerar löpande får du bättre förutsättningar att:

• förstå kassaflödet
• se kostnader i tid
• följa upp resultatet
• fatta beslut med bättre underlag

Vad som inte alltid ingår automatiskt

Allt ingår inte alltid i grundupplägget. Vissa företag behöver även:

• löner
• deklarationer
• bokslut
• rådgivning
• stöd i digitala arbetssätt

Därför är det klokt att tidigt reda ut vad som faktiskt ingår och hur samarbetet ska fungera i vardagen.

Skillnaden mellan bokföring och ekonomisk kontroll

Löpande bokföring är grunden, men den verkliga nyttan kommer när siffrorna används. En rapport som bara skickas vidare utan förklaring hjälper sällan företagaren att fatta bättre beslut. Därför bör ett bra upplägg också ge svar på frågor som:

• vad kostar verksamheten varje månad?
• finns det kostnader som sticker ut?
• hur ser momsen och likviditeten ut framåt?
• behöver rutinerna ändras innan bokslutet närmar sig?

När bokföringen är uppdaterad blir det lättare att upptäcka problem tidigt. Det kan handla om marginaler som krymper, återkommande sena underlag eller perioder där kassaflödet behöver planeras bättre.

När bör du ta hjälp?

Det kan vara dags att ta hjälp när bokföringen ofta hamnar sist på listan, när du inte hinner stämma av konton eller när du känner att rapporterna inte ger dig rätt bild av verksamheten. Det gäller särskilt om bolaget växer, får fler leverantörer, börjar anställa eller får mer komplex moms.

Du behöver inte alltid lämna över allt. Vissa företag vill att byrån sköter hela flödet. Andra vill behålla delar internt men få stöd med avstämningar, moms och kvalitetssäkring.

Nästa steg

Om du vill skapa ett mer stabilt arbetssätt kan du läsa mer om vår hjälp med bokföring eller komplettera med guiden Bokföring för småföretag - det här bör vara klart varje månad.